広報部ってどんな仕事？

ある仕事の関係で、大手上場企業の広報部とコンタクトを取らなければならなくなりました。

しかし『広報部という部署は知ってはいるものの、結局どんな仕事をする部署なのだろう？』という、ほんとに大変お恥ずかしい疑問を持ってしましました。

そこで今回、『広報部』ってどんな仕事をしているのかを調べてみました。

『広報』って何？

『広報』は英語で『PR（public relations）』とも言います。

『public』とは『一般の人々』であり、『relations』とは『関係性』です。

つまり、『社会と関係を作る事』となり、会社の広報部は、その会社が、自社の事を、より多く、社会に知ってもらうための活動をするという事になります。

そして、できる限り世間から、より良いイメージを持ってもらうことが、重要になります。

因みに、『IR』という言葉もたまに耳にすることがあると思いますが、『IR』は、『Investor Relations』の略で、『Investor（投資家）』と『Relations（関係性）』を作るという事になります。

具体的に言うと、株式市場に上場している会社が、自社の経営状況を、投資家（株主）に発信する役割を担っているということです。

これも大きな枠で言うと、広報の一環になると思います。

具体的には大きく2つに分かれます。それは、『社内広報』と『社外広報』です。

社外広報は、自社のどのような情報や取り組みを社会に発信できるかを吟味します。

そして、それが決まればプレリリースを出します。

プレリリースには、『企業経営』『商品・サービス』その他『危機対応』など、さまざまな種類があります。

また、せっかく作成したプレリリースも、それを知らせる相手がいないと意味を成しません。

それを知らせる相手が、新聞、雑誌、テレビなどの『メディア』になります。

ですので、広報部の担当者は、各メディアの内容を調べ、そして、どういうメディアに自社のことを知ってもらうかの選定をします。

選定できたら、そのメディアの担当者とコンタクトを持ちます。

メールやFAXなどでメディアの担当者と良好な関係を結びます。

また、逆に、新進気鋭のベンチャー企業や、注目の新商品をリリースした大手企業などでは、こちらからメディアにコンタクトを取ろうとしなくても、取材の申し込みが殺到することがあります。

こういった取材に対して、迅速で適切な対応をすることも、社外広報の仕事です。これとは対照的に、不祥事や情報漏洩などの緊急事態が発生した際、記者会見などの対応など、メディアにどう対応するのかも、社外広報になります。

自社の情報は、社外にだけ向けるのではなく、社内に向けることも大切になります。

その理由として、社外に出す情報の共有、社員の広報への意識を上げさせる、社会で発生している出来事や事件を共有する、各社員のコンプライアンスへの意識の啓蒙、などが上げられます。

国内、海外の同業他社の業界の動向や最新トレンド、取引先の人事異動、与信管理における情報収集など、新聞や雑誌記事のクリッピングを通じて常に情報収集が必要です。

※与信管理とは、例えば、『この会社とはどのくらいまで取引量を増やしても焦げ付かないか？』などの判断基準を取引会社ごとに設定することです。売掛債権の発生する販売先等の焦げ付きなどによる損害を未然に防ぐために必須です。

広報の仕事は、サービスや商品を世間に向けて発信することから、不祥事等が起きた際のメディア対応、IR活動、社内広報など多岐にわたる重要な業務を行います。

また、自社の情報を社会に発信するだけでなく、取引先企業との適切で良好な関係を結ぶためにも、与信管理の強化や、取引先の人事異動などに関しても常にアンテナを張っていくなどの情報収集も重要な業務の一つになります。